Satzung des Kreisarchivs Bad Doberan

Inhalt:

§ 1 Stellung des Kreisarchivs
§ 2 Begriffsbestimmungen
§ 3 Funktion und Aufgabe des Kreisarchivs
§ 4 Anbietungspflicht
§ 5 Übernahme von Archivgut und Kassation
§ 6 Nutzung des Archivgutes
§ 7 Belegexemplar
§ 8 Gebühren
§ 9 Inkrafttreten

Auf Grund von § 5 und § 92 der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern (KV M-V) vom
18. Februar 1994 (GVOBl. M-V S. 249) zuletzt geändert am 10. Juli 1998 GVOBl. M-V S. 634) und § 12 des Gesetzes zur Regelung des Archivrechts in Mecklenburg-Vorpommern vom 07. Juli 1997 (GVOBl. M-V S. 282) hat der Kreistag des Landkreises Bad Doberan in seiner Sitzung vom 28.04.1999 folgende Satzung beschlossen:

§ 1
Stellung des Kreisarchivs

Das Kreisarchiv ist eine öffentliche Einrichtung des Landkreises Bad Doberan.

§ 2
Begriffsbestimmungen

1. Öffentliches Archivgut des Kreises sind alle archivwürdigen Unterlagen, die zur dauernden Aufbewahrung vom Kreisarchiv übernommen wurden.
   
   
2. Unterlagen sind sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden Informationsträger wie Akten, Urkunden, Karteien, Karten, Pläne, Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tonmaterial, Dateien sowie sonstige Informationsträger und die zu ihrer Erschließung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel.
   
   
3. Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung des Kreisarchivs aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für Wissenschaft und Forschung, für das Verständnis für die Geschichte und Gegenwart, für die Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung von bleibenden Wert sind.
4. Zwischenarchivgut sind die vom Kreisarchiv zur vorläufigen Aufbewahrung übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und deren Archivwürdigkeit noch nicht festgestellt ist. Für personenbezogene Daten im Zwischenarchivgut finden die jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorschriften und Regelungen des Geheimnisschutzes Anwendung. Durch Feststellung der Archivwürdigkeit wird Zwischenarchivgut zum öffentlichen Archivgut.
   
   
5. Personenbezogenes Archivgut sind Unterlagen, die sich nach ihrer Zweckbestimmung oder ihrem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person (Betroffener) beziehen.
   
6. Entstehung bezeichnet den Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen.

§ 3
Funktion und Aufgabe des Kreisarchivs

1. Das Kreisarchiv hat die Aufgabe, die archivwürdigen Unterlagen des Landkreises Bad Doberan sowie dessen Rechtsvorgängern und auch archivwürdige Unterlagen, die bei dem Landkreis oder dessen Organen im übertragenden Wirkungskreis sowie als untere staatliche Verwaltungsbehörde entstanden sind, nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu erfassen, zu übernehmen, dauerhaft zu sichern, durch Findhilfsmittel zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen (Archivierung).
   
   
2. Das Kreisarchiv kann auch archivwürdige Unterlagen von anderen öffentlichen Stellen sowie von privaten Stellen und Personen durch Vereinbarungen übernehmen, wenn hierfür ein öffentliches Interesse besteht.
   
   
3. Die Bibliothek des Kreisarchivs wird als Präsenzbibliothek den Benutzern für die Auswertung zur Verfügung gestellt.
   
   
4. Zum Schutz des Archivgutes berät das Kreisarchiv die in Abs. 1 und 2 genannten Stellen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Dazu ist den Archivmitarbeitern Einsicht in die Unterlagen sowie die dazugehörigen Findhilfsmittel und Programme zu gewähren.
   
   
5. Das Kreisarchiv ist verpflichtet, das Archivgut durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu sichern. Dabei sind Maßnahmen zu treffen, um das Archivgut vor Beschädigungen, Verlust oder Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit zu gewährleisten.
   
   
6. Unterhalten die kreisangehörigen kommunalen Körperschaften des Landkreises keine eigenen Archive oder sind sie nicht an Gemeinschaftsarchiven beteiligt, so sind die archivwürdigen Unterlagen vom Kreisarchiv zu übernehmen. Die abgebende Körperschaft ist zu einer angemessenen Kostenbeteiligung verpflichtet.
   
   
7. Das Kreisarchiv wirkt an der Auswertung des öffentlichen Archivgutes des Landkreises sowie an der Erforschung und Vermittlung der Kreisgeschichte mit und kann dazu eigene Beträge leisten.
   
   
8. Das Kreisarchiv erteilt Auskünfte, berät und unterstützt die Archivbenutzer.
   
   
9. Archivgut ist Kulturgut und unveräußerlich.
   
   
10. Das Kreisarchiv führt ein Zwischenarchiv, indem die Unterlagen gemäß § 2 Abs. 4 aufbewahrt werden. Für Zwischenarchivgut bleibt weiterhin die abgebende Stelle bzw. deren Rechtsnachfolger für Auskünfte und Nutzung verantwortlich.

§ 4
Anbietungspflicht

1. Die in § 3 Abs. 1 genannten Stellen des Landkreises prüfen in regelmäßigen Abständen, welche zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigten Unterlagen vollständig dem Archiv anzubieten sind. Unabhängig davon sind alle Unterlagen 30 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.
   
   
2. Dem Archiv anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, dem Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen.
   
   
3. Elektronisch geführte Unterlagen unterliegen der Anbietungspflicht nach Abs. 1. Die Form der Darstellung bzw. Übernahme ist zwischen dem Archiv und den Dienststellen abzustimmen.
   
   
4. Von allen Veröffentlichungen und amtlichen Druckschriften des Landkreises Bad Doberan sind zur Bestandsergänzung dem Kreisarchiv je 1 Exemplar anzubieten.

§ 5
Übernahme von Archivgut und Kassation

1. Die innere Ordnung der Unterlagen ist bei der Übergabe an das Kreisarchiv beizubehalten. Eine Vernichtung oder Entnahme einzelner Vorgänge aus den Unterlagen ist ohne Einwilligung des Archivs nicht zulässig. Durch fehlerhafte Ablage/Speicherung hervorgerufene Mängel der inneren Ordnung der analogen oder digitalen Unterlagen sind in der übergebenden Stelle vor der Übergabe zu korrigieren.
   
   
2. Die schriftlichen Unterlagen sind von den übergebenden Stellen aus den Ordnern oder Heftern zu entnehmen, mit Archivdeckblättern zu versehen und zu festen Akteneinheiten bis ca. 6 cm Stärke zu formieren. Das Aktendeckblatt ist konkret mit allen Angaben zu beschriften. Bezeichnungen wie „Allgemeines" oder „Sonstiger Schriftverkehr" sind unkonkret und deshalb nicht zulässig. Sämtliche Metall- und Kunststoffteile und ähnliche artfremde Gegenstände sind vor der Schriftgutübergabe zu entnehmen.
   
   
3. Als Nachweis für die Übergabe der Unterlagen werden Ablieferungslisten von den im § 3 Abs. 1 und 2 genannten Stellen angefertigt und dem Archiv übergeben.
   
   
4. Werden maschinell lesbare Datenträger archiviert, so sind vor ihrer Übergabe von der anbietenden Stelle alle zur Verarbeitung und Nutzung der Daten notwendigen Informationen zu dokumentieren. Bei der Übergabe an das Archiv müssen die technischen Rahmenbedingungen der Lesbarkeit zur späteren Einsichtnahme gewährleistet werden.
   
   
5. Soweit es unter archivfachlichen Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist, kann das Kreisarchiv die im Archivgut enthaltenen Informationen auch in anderer Form archivieren. Die Originalunterlagen können vernichtet werden. Es ist ein Nachweis darüber zu führen.
   
   
6. Nicht archivwürdiges Schriftgut kann nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten nicht entgegenstehen mit Zustimmung des für die Unterlagen zuständigen Leiters und des Kreisarchivs vernichtet werden (Kassation). Über die Kassation ist ein Nachweis zu führen.

§ 6
Nutzung des Archivgutes

1. Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, hat das Recht, Archivgut zu nutzen, soweit durch Rechtsvorschriften, Schutzbestimmungen oder Vereinbarungen mit öffentlichen Stellen, natürlichen oder juristischen Personen, die Archivgut abgeben, nichts anderes festgelegt ist. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, publizistischen oder zu Bildungszwecken oder zur Wahrnehmung persönlicher Belange gegeben.
   
   
2. Schutzfristen für Archivgut, Einschränkungen bzw. Versagungen der Nutzung von Archivgut und Rechtsansprüche Betroffener gelten entsprechend dem Landesarchivgesetz vom 07.07.1997 § 9, 10 und 11.
   
   
3. Weitere Bestimmungen zur Nutzung regelt die Benutzungsordnung des Kreisarchivs Bad Doberan vom 03.05.1999.

§ 7
Belegexemplar

Der Nutzer des Kreisarchivs hat kostenlos dem Archiv ein Belegexemplar von Druckwerken, die unter Nutzung des Archivgutes entstanden sind, zum dauernden Verbleib zu überlassen.

§ 8
Gebühren

Die Erhebung von Gebühren richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung des Landkreises Bad Doberan vom 12.10.1994.

§ 9
Inkrafttreten

Bad Doberan, den 28.04.1999

Leuchert
Landrat